Dirga Kespro Lover

BAB I

TEORI

  1.1            Flowchart

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 

a.      Jenis jenis Flowchart

Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:

1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir program (program flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).

b.      System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

c.       Document Flowchart

Bagan alir dokumen  (document flowchart)  atau disebut juga bagan alir formulir  (form  flowchart)  atau  paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

d.      Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir.

Penggunaan gambar gambar  ini  memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

e.       Program Flowchart

Bagan alir program  (program flowchart)  merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program  (program logic flowchart)  dan bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flowchart).  Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer terinci  (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

f.       Pedoman Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati. Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Flowchart adalah serangkaian bagan-bagan yang menggambarkan alir program.Flowchart atau diagram alir memiliki bagan-bagan yang melambangkan fungsitertentu. Bagan, nama dan fungsinya seperti yang disajikan pada tabel berikut :

Untuk mengkaji dan memahami dimana lokasi masalah yang sesungguhnya, tim pemecahan masalah dapat memanfaatkan diagram alur (flow chart). Diagram alur harus terkait dngan masalah yang menjadi prioritas yang sudah ditetapkan oleh tim dimana sesungguhnya masalah itu terjadi.

Pembuatan diagram alur dapat menggunakan simbol-simbol yang sudah berlaku umum dan yang sangat sering digunakan.

            Dalam pemecahan masalah mutu pelayanan, terdapat berbagai simbol yang biasa digunakan. Perlu dicermati bahwa diagram alur ini menggambarkan kegiatan di mana masalah terjadi . berikut ini dikemukakan contoh diagram alur pelayanan, yaitu diagram alur kegiatan pada pelayanan dalam gedung.

  1.2            Brainstorming

Brainstorming adalah sebuah alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide dari setiap anggota tim yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Kesuksesan Brainstorming dapat dilihat dari suasana bebas tanpa kritik untuk menggali ide kreatif atau solusi alternatif tanpa batas.

Brainstorming mulai dkenalkan pada tahun 1950-an dan menjadi tidak dipisahkan dari TQM (Total Quality Management), namun tak hanya disitu penerapannya, Brainstorming dapat digunakan di segala bidang.

Brainstorming dapat memberi inspirasi, memperluas wawasan, merupakan pembelajaran dalam mengambil keputusan, selain itu menciptakan kesetaraan dan melibatkan seluruh anggota tim. namun saat ini Brainstorming juga dapat dilakukan tanpa harus berkumpul dalam satu ruangan, namun juga dapat dilakukan di dunia maya atau telekonferensi dengan jarak ribuan meter.

1.      Empat peraturan dasar 

a.       Suspend Judgment, semua anggota tim harus menahan diri, tidak menghakimi ide, pendapat dan gagasan yang diajukan oleh anggota lain

2. Record all Ideas, ada seseorang yang dapat menjadi notulen, mencatat semua ide, pendapat ataupun gagasan yang diajukan, walaupun ide tersebut terdengar aneh
3. Encourage "Piggy-backing" ideas, koordinator atau fasilitator mendorong untuk membangun ide, pendapat atau gagasan baru atau tambahan dari ide yang sudah pernah dijalankan
4. Think out of the box, yakni mendorong untuk mengeluarkan pemikiran yang baru, tidak pengulanggan dari ide atau pendapat yang sudah ada.

2.      Teknik dan Tahapan Brainstorming 

Berikut ini adalah teknik dan tahapan untuk melakukan brainstorming. 

1.      Pastikan semua anggota yang ikut Brainstorming diberi tahu terlebih dahulu dengan jelas tujuan dari brainstorming tersebut, sehingga semua orang yang hadir bisa mempersiapkan diri

2. Pastikan bahwa anggota yang ikut dalam brainstorming mengerti ruang lingkup permasalahannya
3. Suasana harus santai dan nyaman, agar semua orang dapat mengungkapkan ide atau gagasan mereka dengan lebih terbuka
4. Setiap orang yang ikut harus berpikiran positif, walaupun masalah yang dihadapinya berat. 
5. Setiap orang harus tau peraturan dasar dari brainstorming (memberi sesi waktu antara 15-30 menit) dan dapat mengendalikan diri masing-masing
6. Permasalahan harus diurai dengan jelas dan bersama-sama, agar semua anggota mengerti dan berpikir atas dasar itu bukan yang lain
7. Setiap ide atau gagasan yang diajukan (baik spontan ataupun bergantian) harus cukup jelas latar belakangnya dan rasionalnya dalam konteks ini ada benang merah antara permasalahan dan ide yang diajukan. 
8. Mencatat semua ide bisa di papan tulis/sticky notes yang dapat dilihat dengan jelas oleh seluruh tim.
9. Setelah selesai semua anggota tim mengeluarkan ide, gagasan dan pendapat. Seluruh tim me-review semua ide dan memastikan semua peserta memahami apa yang dimaksud dan mengevaluasi seluruh daftar, menghilangkan duplikasi dan mengkombinasi yang sejenis.

Brainstorming akan berhasil apabila semua orang dapat mengali ide kreatif dalam suasana bebas, tanpa kritik dan mau mendengarkan pendapat yang berbeda dari perspektif kita. 

  1.3            Diagram Sebab Akibat/Tulang Ikan / Fishbone / Ishikawa

Untuk mencari akar-akar penyebab masalah dari masalah yang sudah ditetapkan dan lokasi masalah yang sudah diketahui, dapat digunakan teknik curah pendapat dan diagram tulang ikan  atau diagram sebab akibat yang disebut juga dengan diagram Ishikawa.

Kaoru Ishikawa ilmuwan yang banyak menyumbangkan pemikiran di bidang manajemen kualitas ini lahir pada tahun 1915 di Tokyo, Jepang. Alumni teknik kimia Universitas Tokyo ini ingin merubah konsep pemikiran manusia tentang bekerja. Ishikawa mengurai secara rinci prinsip plan-do-check-act W.Edward Deming, sang kreator P-D-C-A

Diagram tulang ikan adalah satu alat dalam menganalisa mutu dengan tujuan untukmengetahui secara menyeluruh hubungan antara kecacatan denganpenyebabnya.Kepala ikan adalah akibat Effect dan satu panah tebal diagram menujuEffect.

Terdapat 7 faktor pokok yang tidak berkaitan yaitu 7M :

a         Material (bahan mentah atau komponen)

b        Manpower (faktor manusia)

c         Method (desain dan proses prosedur operasi)

d        Machines (mesin dan perlengkapan dalam proses)

e         Measurement (peralatan dan teknik yang dipakai untuk mengambil data)

f         Maintenance (sistem penyediaan perawatan)

g        Management (kebijakan, aturan kerja, dan lingkungan kerja)

Diagram ini dapat dipakai untuk menganalisa hampir semuapermasalahan.

Metode tersebut awalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data verbal (non-numerical) atau data kualitatif. Dr. Ishikawa juga ditengarai sebagai orang pertama yang memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian kualitas (7 tools). Yakni fishbone diagram, control chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.

Diagram tulang ikan ini memang berbentuk mirip dengan tulang ikan yang moncong kepalanya menghadap ke kanan. Diagram ini akan menunjukkan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya. Efek atau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Umumnya penggunaan fishbone untuk design produk dan mencegah kualitas produk yang jelek (defect). Mengenai pemilahan sebab-sebab, berikut adalah beberapa pendekatannya.

The 4 M’s (digunakan untuk perusahaan manufaktur) :

a.       Machine (Equipment),

2. Method (Process/Inspection)
3. Material (Raw,Consumables etc.)
4. Man power.

The 8 P’s (digunakan pada industri jasa) :

a.       People

2. Process
3. Policies
4. Procedures
5. Price
6. Promotion
7. Place/Plant
8. Product

The 4 S’s (digunakan pada industri jasa) :

a.       Surroundings

2. Suppliers
3. Systems
4. Skills

4 P (pendekatan manajemen pemasaran) :

• Price
• Product
• Place
• Promotion

Contoh sederhana pemilahan sebab dengan pendekatan tertentu adalah pada gambar di samping.

Langkah-langkah untuk belajar dan menerapkan diagram tulang ikan adalah :

1. Fokuskan pada satu hal akibat yang diamati, di ruang lingkup yang lebih kecil dahulu. Kemudian hal yang besar jika sudah terlatih.
2. Sebab lebih dari satu. Sehingga jangan berhenti untuk bertanya mengapa? Penentuan sebab-sebab juga bisa denganbranstorming.
3. Buatlah usulan perbaikan jangka pendek dan jangka panjang dari sebab-sebab permasalahan.
4. Kerja tim dan dukungan kepemimpinan adalah hal penting.
5. Teruslah berlatih.

Manfaat Diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa

Fungsi  dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa adalah untuk mengidentifikasi dan mengorganisasi penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebab yang mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang diinginkan.

Dengan adanya diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa ini sebenarnya memberi banyak sekali keuntungan bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting perusahaan. Masalah – masalah klasik lainnya juga terselesaikan. Masalah – masalah klasik yang ada di industri manufaktur khusunya antara lain adalah :

a         Keterlambatan proses produksi

b        Tingkat defect (cacat) produk yang tinggi

c         Mesin produksi yang sering mengalami trouble

d        Output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi

e         Produktivitas yang tidak mencapai target

f         Complain pelanggan yang terus berulang

Pada dasarnya diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut :

a         Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah

b        Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah

c         Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut

d        Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil  yang diinginkan

e         Membahas issue secara lengkap dan rapi

f         Menghasilkan pemikiran baru

Jadi ditemukannya diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/ Ishikawa ini memberikan kemudahan dan menjadi bagian penting bagi penyelesaian masalah yang mucul bagi perusahaan.

  1.4            Pie Diagram

Grafik lingkaran (pie diagram) atau disebut juga dengan diagram pastel umumnya digunakan untuk menggambarkan data atribut. Secara manual caranya adalah dengan mengubah frekuensi data menjadi persen terlebih dahulu. Persentase di ubah menjadi derajat dengan mengalikan persen dengan 360. Akan tetapi dengan menggunakan software misalnya SPSS, kita cukup memasukkan data untuk selanjutnya grafik dapat disajikan dengan mengklik sesuai petunjuk.

Grafik distribusi frekuensi sumber informasi kesehatan reproduksi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1              Flowchart

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 

Jenis jenis Flowchart

Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:

a         Bagan alir sistem (systems flowchart).

b        Bagan alir dokumen (document flowchart).

c         Bagan alir skematik (schematic flowchart).

d        Bagan alir program (program flowchart).

e         Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.

2.2              Brainstorming

Brainstorming adalah sebuah alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide dari setiap anggota tim yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Kesuksesan Brainstorming dapat dilihat dari suasana bebas tanpa kritik untuk menggali ide kreatif atau solusi alternatif tanpa batas.

Brainstorming mulai dkenalkan pada tahun 1950-an dan menjadi tidak dipisahkan dari TQM (Total Quality Management), namun tak hanya disitu penerapannya, Brainstorming dapat digunakan di segala bidang.

Brainstorming dapat memberi inspirasi, memperluas wawasan, merupakan pembelajaran dalam mengambil keputusan, selain itu menciptakan kesetaraan dan melibatkan seluruh anggota tim. namun saat ini Brainstorming juga dapat dilakukan tanpa harus berkumpul dalam satu ruangan, namun juga dapat dilakukan di dunia maya atau telekonferensi dengan jarak ribuan meter.

Empat peraturan dasar 

a         Suspend Judgment, semua anggota tim harus menahan diri, tidak menghakimi ide, pendapat dan gagasan yang diajukan oleh anggota lain

5. Record all Ideas, ada seseorang yang dapat menjadi notulen, mencatat semua ide, pendapat ataupun gagasan yang diajukan, walaupun ide tersebut terdengar aneh
6. Encourage "Piggy-backing" ideas, koordinator atau fasilitator mendorong untuk membangun ide, pendapat atau gagasan baru atau tambahan dari ide yang sudah pernah dijalankan
7. Think out of the box, yakni mendorong untuk mengeluarkan pemikiran yang baru, tidak pengulanggan dari ide atau pendapat yang sudah ada.

2.3              Diagram Sebab Akibat/Tulang Ikan / Fishbone / Ishikawa

Untuk mencari akar-akar penyebab masalah dari masalah yang sudah ditetapkan dan lokasi masalah yang sudah diketahui, dapat digunakan teknik curah pendapat dan diagram tulang ikan  atau diagram sebab akibat yang disebut juga dengan diagram Ishikawa.

Kaoru Ishikawa ilmuwan yang banyak menyumbangkan pemikiran di bidang manajemen kualitas ini lahir pada tahun 1915 di Tokyo, Jepang. Alumni teknik kimia Universitas Tokyo ini ingin merubah konsep pemikiran manusia tentang bekerja. Ishikawa mengurai secara rinci prinsip plan-do-check-act W.Edward Deming, sang kreator P-D-C-A

Terdapat 7 faktor pokok yang tidak berkaitan yaitu 7M :

a         Material (bahan mentah atau komponen)

b        Manpower (faktor manusia)

c         Method (desain dan proses prosedur operasi)

d        Machines (mesin dan perlengkapan dalam proses)

e         Measurement (peralatan dan teknik yang dipakai untuk mengambil data)

f         Maintenance (sistem penyediaan perawatan)

g        Management (kebijakan, aturan kerja, dan lingkungan kerja)

Diagram ini dapat dipakai untuk menganalisa hampir semua permasalahan.

  1.5            Pie Diagram

Grafik lingkaran (pie diagram) atau disebut juga dengan diagram pastel umumnya digunakan untuk menggambarkan data atribut. Secara manual caranya adalah dengan mengubah frekuensi data menjadi persen terlebih dahulu. Persentase di ubah menjadi derajat dengan mengalikan persen dengan 360. Akan tetapi dengan menggunakan software misalnya SPSS, kita cukup memasukkan data untuk selanjutnya grafik dapat disajikan dengan mengklik sesuai petunjuk.

BAB III

PENUTUP

3.1       Kesimpulan

Flowchart atau Bagan alir adalah bagan  (chart) yang menunjukkan alir  (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir (flowchart) digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. 

Brainstorming adalah sebuah alat bantu yang digunakan untuk mengeluarkan ide dari setiap anggota tim yang dilakukan secara terstruktur dan sistematis. Kesuksesan Brainstorming dapat dilihat dari suasana bebas tanpa kritik untuk menggali ide kreatif atau solusi alternatif tanpa batas.

Diagram tulang ikan adalah satu alat dalam menganalisa mutu dengan tujuan untukmengetahui secara menyeluruh hubungan antara kecacatan denganpenyebabnya.Kepala ikan adalah akibat Effect dan satu panah tebal diagram menujuEffect.

Grafik lingkaran (pie diagram) atau disebut juga dengan diagram pastel umumnya digunakan untuk menggambarkan data atribut. Secara manual caranya adalah dengan mengubah frekuensi data menjadi persen terlebih dahulu. Persentase di ubah menjadi derajat dengan mengalikan persen dengan 360. Akan tetapi dengan menggunakan software misalnya SPSS, kita cukup memasukkan data untuk selanjutnya grafik dapat disajikan dengan mengklik sesuai petunjuk.

3.2       Saran

Diharapkan bagi pembaca makalah ini terutama tenaga kesehatan untuk dapat memahami mengenai penjelasan yang ada dalam makalah ini, sehingga dapat menyelesaikan setiap masalah yang berhubungan dengan kesehatan teratama masalah manajemen kesehatan.